原規(guī)劃?rùn)n案整理和數(shù)字化項(xiàng)目

采購(gòu)需求

一、項(xiàng)目概況

按照《中共江門市委辦公室 江門市人民政府辦公室關(guān)于做好江門市級(jí)機(jī)構(gòu)改革中檔案處置及管理工作的通知》(江委辦發(fā)電[2019]3號(hào))要求，江門市自然資源局需近期完成機(jī)構(gòu)改革期間檔案處置的相關(guān)工作。因此，現(xiàn)組織開(kāi)展“原規(guī)劃?rùn)n案整理和數(shù)字化項(xiàng)目”采購(gòu)，通過(guò)購(gòu)買服務(wù)方式，確認(rèn)采購(gòu)供應(yīng)單位后，由江門市城市地理信息中心（江門市規(guī)劃?rùn)n案館）進(jìn)行合同簽訂，以實(shí)現(xiàn)對(duì)原市城鄉(xiāng)規(guī)劃局2019年1月9日前應(yīng)歸的檔案進(jìn)行整理，同時(shí)將文書檔案數(shù)字處理。

二、項(xiàng)目名稱、預(yù)算金額、服務(wù)內(nèi)容和時(shí)限要求

（一）項(xiàng)目名稱：原規(guī)劃?rùn)n案整理和數(shù)字化項(xiàng)目

（二）預(yù)算金額：人民幣伍拾叁萬(wàn)壹仟元整（￥53.10萬(wàn)元）

（三）服務(wù)內(nèi)容

1.對(duì)原市城鄉(xiāng)規(guī)劃局2019年1月9日前應(yīng)歸的檔案（約20500卷）進(jìn)行整理，包括但不限于整理、排序、折疊、托裱、常規(guī)修復(fù)、立卷，錄入卷內(nèi)目錄、案卷目錄信息、打印封面、卷內(nèi)目錄、案卷目錄等，并提供檔案整理過(guò)程中的相關(guān)耗材（含檔案盒、卷皮等）。

2.對(duì)原市城鄉(xiāng)規(guī)劃局2019年1月9日前的文書檔案約9萬(wàn)頁(yè)（按A4頁(yè)計(jì)）進(jìn)行數(shù)字化處理，并按江門市自然資源局電子檔案數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行入庫(kù)，最終形成的數(shù)字檔案可提供查詢利用，以提高檔案服務(wù)的能力和水平。

（四）時(shí)限要求

本項(xiàng)目要求在2019年06月30日前完成并通過(guò)驗(yàn)收。

三、服務(wù)期限和結(jié)算方式

（一）服務(wù)期限：自簽訂合同之日起，至項(xiàng)目通過(guò)驗(yàn)收之日止。

（二）結(jié)算方式：本項(xiàng)目分兩期支付。

第一期：合同簽訂后10個(gè)工作日內(nèi)支付合同款的30%。

第二期：項(xiàng)目完成并通過(guò)驗(yàn)收之日起10個(gè)工作日內(nèi)，支付合同款的70%。

（三）項(xiàng)目完成后根據(jù)所提供服務(wù)的實(shí)際工作量來(lái)進(jìn)行結(jié)算，若實(shí)際工作量與項(xiàng)目合同約定工作量有差異，則通過(guò)雙方簽定補(bǔ)充協(xié)議的方式，約定增減服務(wù)內(nèi)容以達(dá)到與項(xiàng)目合同總價(jià)等值的服務(wù)。

（四）付款時(shí)間為采購(gòu)人向財(cái)政支付部門提出申請(qǐng)的時(shí)間(不含財(cái)政支付部門的審查時(shí)間)。采購(gòu)人不承擔(dān)因財(cái)政資金不能及時(shí)到位給中標(biāo)供應(yīng)商造成的任何損失。

四、商務(wù)要求

（一）投標(biāo)人應(yīng)具備《政府采購(gòu)法》第二十二條規(guī)定的條件。

（二）投標(biāo)人具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力；

（三）投標(biāo)人應(yīng)為廣東省內(nèi)檔案行政管理部門登記備案的正規(guī)中介服務(wù)機(jī)構(gòu)。

（四）投標(biāo)人在工商部門注冊(cè)登記一年以上，是具有法人資格的企業(yè)。

（五）投標(biāo)人必須具有檔案整理和數(shù)字化加工經(jīng)驗(yàn)，投標(biāo)時(shí)要提供三個(gè)項(xiàng)目以上的證明材料。

（六）投標(biāo)人須符合法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件。

五、依據(jù)及參考標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求

（一）依據(jù)及參考標(biāo)準(zhǔn)

該項(xiàng)目建設(shè)依據(jù)國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案信息化建設(shè)實(shí)施細(xì)則的規(guī)范和要求進(jìn)行實(shí)施,規(guī)范性指引文件參考如下：

《中華人民共和國(guó)檔案法》

《廣東省檔案條例》

《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》（GB/T15418-1994）

《文件格式與代碼編制方法》（GB/T13959-1992）

《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）

《歸檔文件整理規(guī)則》（中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA／T22—2000）

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA_T 31-2005）

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T1 8894-2002）

《文獻(xiàn)著錄總則》（GB/T3792.1-1983）

《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T 5038-2014）

《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T 50323-2001）

(二)技術(shù)要求

檔案整理及數(shù)字化環(huán)節(jié)包括：檔案借卷、整理拆卷（包括核對(duì)、折疊、去雜物、修補(bǔ)、托裱、展平、制作打印封面與卷內(nèi)目錄）、檔案掃描、圖像處理、影像質(zhì)量檢查、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、裝訂還原、歸還上架等。

各環(huán)節(jié)要求如下：

1、檔案借卷：

每周一至周五9：30—16：30為借卷時(shí)間，遵守檔案管理及庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案和檔案信息的安全，中標(biāo)方需專人負(fù)責(zé)。檔案接收應(yīng)以檔案交接清單核對(duì)檔案數(shù)量、要求逐卷逐頁(yè)核查，環(huán)環(huán)相扣，責(zé)任到人，將檔案遺失風(fēng)險(xiǎn)降到最小。

接收環(huán)節(jié)主要注意以下事項(xiàng)：

◆中標(biāo)人調(diào)卷工作人員和采購(gòu)人的檔案管理人員在檔案庫(kù)房或指定場(chǎng)地，接收采購(gòu)人移交的檔案或案件材料；

◆對(duì)提取的檔案逐頁(yè)清點(diǎn)，共同進(jìn)行案卷內(nèi)容、目錄、數(shù)量的核對(duì)；

◆清點(diǎn)結(jié)束，在檔案交接清單登記本進(jìn)行登記，雙方簽字；

◆公司調(diào)卷工作人員與檔案管理人員進(jìn)行全宗、目錄、數(shù)量的二次核對(duì)；

◆放入臨時(shí)檔案保管柜，鎖好，注意安全保存

2、整理拆卷：

歷史檔案保留歷史性，對(duì)檔案資料進(jìn)行包括核對(duì)、折疊、去雜物、修補(bǔ)、托裱、展平、目錄信息校對(duì)、出錯(cuò)登記等工作；新增檔案整理按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行去雜物、折疊、修補(bǔ)、托裱、排序、打碼、蓋檔號(hào)章、制作打印封面、卷內(nèi)目錄、案卷目錄。

（1）應(yīng)對(duì)檔案材料中的大頭針、訂書針等雜物清除。

（2）在檔案整理過(guò)程中，對(duì)不規(guī)范的文件材料要處理為A4幅尺寸297×210毫米，小于A4幅尺寸文件和圖紙應(yīng)用A4空白紙進(jìn)行粘貼或加邊,不得出現(xiàn)檔案與檔案之間粘連的現(xiàn)象；超過(guò)A4幅尺寸文件和圖紙需要進(jìn)行折疊、裁剪，折疊圖紙時(shí)，應(yīng)將圖面內(nèi)折，圖紙不可以外露，其右下角的圖標(biāo)露在外面，在折疊、裁剪圖紙時(shí)要注意不能破壞內(nèi)容及批示，保持其內(nèi)容及批示的完整。

（3）對(duì)檔案破損和出錯(cuò)情況的，須征求采購(gòu)方同意后方可進(jìn)行修復(fù)和改正處理。

（4）在整理過(guò)程中再次核對(duì)檔案的完整性及有效性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向采購(gòu)單位反饋,且不得遺失、轉(zhuǎn)借、損、污、點(diǎn)、劃線或刪改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制。

3、檔案掃描：

根據(jù)不同的紙張和裝訂方式采用不同的掃描儀進(jìn)行掃描，不能拆的檔案采用零邊距或書本專用掃描儀，大圖采用大圖掃描儀。掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)，盡量采用對(duì)檔案實(shí)體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。

（1）選擇適宜的分辨率。掃描分辨率選擇200～300dpi。全部文件采用彩色掃描。具體掃描時(shí)可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差或字體很小、字跡密集，可適當(dāng)提高分辨率,建議掃描分辨率不小于300dpi；反之可適當(dāng)降低分辨率(但不低于200 dpi)。

（2）圖像文件采用JPG格式存儲(chǔ)。

（3）掃描圖像清晰、完整，不漏掃、不誤掃、不多掃，保證檔案實(shí)體可識(shí)別的內(nèi)容其掃描影像的屏幕顯示結(jié)果和打印結(jié)果均可識(shí)別，圖像以保持檔案原貌為原則。

（4）圖像的方向要符合閱讀習(xí)慣，圖像的偏斜角度(順／逆時(shí)針?lè)较?不大于l度。

（5）圖像的背景色調(diào)不能太深，要求能用黑白激光打印機(jī)打印出清晰的掃描圖像。

（6）掃描圖像的裁邊，應(yīng)在頁(yè)邊最外延至少1-2毫米處裁剪數(shù)字圖像，不得裁掉紙質(zhì)檔案原有頁(yè)邊，包括破損、歪斜頁(yè)邊。

（7）正確完成圖像拼接。

（8）文件的頁(yè)數(shù)、頁(yè)序與紙質(zhì)檔案實(shí)體相一致。

（9）圖像文件命名及用于圖像存儲(chǔ)的文件夾的創(chuàng)建與命名符合要求。

4、圖像處理：

（1）對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)圖像質(zhì)量不在這標(biāo)、圖像文件不完整、漏掃文件等情況，應(yīng)重新進(jìn)行圖像掃描；掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

（2）對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如污點(diǎn)、污線、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理，處理過(guò)程中應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，不得去除檔案頁(yè)面原有的紙張褪變斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔等。

（3）對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。拼接時(shí)應(yīng)確保拼接處平滑地融合，拼接后整幅圖像無(wú)明顯拼接痕跡。

（4）采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行載邊處理，去除多余的白邊，在距頁(yè)邊最外延至少2至3毫米處裁剪數(shù)字圖像，不得裁掉紙質(zhì)檔案原有頁(yè)邊、包括破損、歪斜頁(yè)邊。

5、影像質(zhì)量檢查：

對(duì)完成圖像處理的電子檔案采用全檢的方式進(jìn)行檢查（包括掃描紙質(zhì)完整性、掃描內(nèi)容完整性、圖像處理效果等），確保電子案卷頁(yè)面，不得缺失、圖像質(zhì)量清晰美觀，質(zhì)檢過(guò)程中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的圖像文件應(yīng)做好記錄，并通知有關(guān)人員及時(shí)進(jìn)行改正。

6、圖像存儲(chǔ)：

紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。檔案掃描件采用JPEG和PDF格式存儲(chǔ)，所有紙質(zhì)檔案均掃描為JPEG圖片文件，然后以卷或件為單位轉(zhuǎn)換為PDF格式，需保留兩份數(shù)據(jù)成果。JPEG圖片文件的命名規(guī)則為：（1）以卷為單位管理的檔案，JPEG圖片文件的命名規(guī)則為：“全宗號(hào)（3位數(shù)字）-目錄號(hào)-案卷號(hào)（3位數(shù)字）-件號(hào)（4位數(shù)字）-頁(yè)號(hào)（4位數(shù)字）”，示例：“024-A0.4-004-0002-0001.JPEG”；（2）以件為單位管理的檔案，JPEG圖片文件的命名規(guī)則為：“全宗號(hào)（3位數(shù)字）-年度（4位數(shù)字）-期限-件號(hào)（4位數(shù)字）-頁(yè)號(hào)（4位數(shù)字）”，示例：“024-2015-永久-0326-0001.JEPG”。PDF文件的命名規(guī)則為：（1）以卷為單位管理的檔案，將同一卷的JPEG圖片文件組合成一個(gè)PDF文件，命名規(guī)則為：“全宗號(hào)（3位數(shù)字）-目錄號(hào)-案卷號(hào)（3位數(shù)字）-件號(hào)（4位數(shù)字）”，示例：“024-A0.4-004-0002.PDF”；（2）以件為單位管理的檔案，將同一件的JPEG圖片文件組合成一個(gè)PDF文件，命名規(guī)則為：“全宗號(hào)（3位數(shù)字）-年度（4位數(shù)字）-期限-件號(hào)（4位數(shù)字）”，示例：“024-2015-永久-0326.PDF”。

檢索利用的雙層PDF格式，然后進(jìn)行光盤刻錄，確保刻錄好的光盤能正確地讀出，并做好標(biāo)識(shí)標(biāo)簽。

（注：禁止用Word文檔保存掃描圖像）

7、目錄建庫(kù)：

按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。目錄建庫(kù)應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

注：采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。

8、數(shù)據(jù)掛接：

（1）掛接前的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)檢查

以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí)，要認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同，圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的頁(yè)數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總數(shù)是否相同等。通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。

（2）匯總掛接

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過(guò)編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動(dòng)搜索、加入對(duì)應(yīng)的電子地址信息等，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。

9、數(shù)據(jù)驗(yàn)收：

全宗的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上（含95%）時(shí)，給予以驗(yàn)收“通過(guò)”。 目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件掛接錯(cuò)誤，或目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，抽檢標(biāo)記為 “不合格”。

驗(yàn)收“通過(guò)”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

10、數(shù)據(jù)備份：

經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。著錄條目和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測(cè)光盤讀取性能，抽查刻錄好的光盤影像質(zhì)量，主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開(kāi)、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。不合格的需重新刻錄。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在備份介質(zhì)上標(biāo)注好盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及光盤編號(hào)等，以便查找和管理。對(duì)保密的需標(biāo)明密級(jí)。

11、裝訂還原：

質(zhì)檢合格的案卷，需根據(jù)檔案保管的要求直接裝入檔案盒或進(jìn)行物理案卷的裝訂工作，較薄檔案可采用不銹鋼訂，較厚檔案采用“三孔一線”裝訂，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)對(duì)整理后的檔案進(jìn)行裝訂歸檔。裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。裝訂不能損害檔案原件。裝訂時(shí)應(yīng)按原有順序裝訂，案卷不掉頁(yè)、左邊和底邊整齊，保持拆卷前的原貌，并認(rèn)真做好檔案頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)的檢查對(duì)較。

12、歸還上架

采購(gòu)方驗(yàn)收合格后，中標(biāo)方負(fù)責(zé)按照歸檔上架順序排序上架，協(xié)助核查入庫(kù)檔案上架案卷的檢查工作；及時(shí)更新和調(diào)整庫(kù)存卷宗密集架的標(biāo)示以及庫(kù)存檔案的排列、倒架工作；負(fù)責(zé)協(xié)助完成各類檔案實(shí)際上架的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作；協(xié)助檔案管理員完成案卷的調(diào)卷登記、錄入工作。

（三）檔案整理要求：

1、立卷歸檔（收集、交接、整理、判讀、統(tǒng)計(jì)工作）

（1）立卷檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整。　

（2）整理人員根據(jù)不同各類文件材料的特點(diǎn)，按規(guī)定的案卷目錄號(hào)歸類立卷。

（3）對(duì)收集、積累的文件材料進(jìn)行整理（初步立卷）。　

（4）檔案室對(duì)各部門初步立卷的文件材料進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。　

（5）整理人員按立卷要求立卷。　

（6）整理人員填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案。　　

（7）對(duì)案卷進(jìn)行分類、整理、蓋歸檔章、擬編件號(hào)、擬題名、編頁(yè)號(hào)裝訂。　　

（8）編制檔號(hào)。　　

（9）編制案卷目錄等各種檢索工具。　　

（10）入庫(kù)。　　

（11）進(jìn)行文件匯編。

（12）編頁(yè)號(hào)：為案卷內(nèi)每頁(yè)文件編制順序號(hào)，根據(jù)單位實(shí)際情況編頁(yè)號(hào)。

（13）凡是有書寫內(nèi)容的頁(yè)面都要采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始依次逐頁(yè)標(biāo)注；

（14）單面書寫的文件在右下角編號(hào)，雙面書寫的文件，正面在右下角編號(hào)，反面在左下角編號(hào)；

（15）卷內(nèi)目錄、備考表和案卷封面不編寫頁(yè)號(hào),某文件，如成套圖樣、說(shuō)明書、計(jì)算書等在編制時(shí)已有頁(yè)號(hào)，擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的，可以保持不變。

（16）填制檔案目錄：檔案卷內(nèi)目錄是卷內(nèi)每一份文字材料或每一張圖樣的明細(xì)表。

（17）填制案卷目錄：即著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表，也稱案卷名冊(cè)。其主要作用：①固定全宗內(nèi)檔案分類體系和案卷排列順序；②登記和統(tǒng)計(jì)檔案的基本形式；③查找檔案最基本的檢索工具，并為編制其他檢索工具提供數(shù)據(jù)單元。

案卷目錄必須按全宗編制，一個(gè)全宗編一本或幾本。其類型基本有兩種：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，另一種是以全宗內(nèi)各種門類的檔案編分冊(cè)目錄。分冊(cè)目錄一般以全宗內(nèi)的類別為單位，或按保管期限、年度、階段、機(jī)密程度為單位分別編制。目錄類型的選擇和設(shè)置的數(shù)量，應(yīng)考慮便于檔案的檢索和管理。

（18）填制案卷封面：案卷封面，是以一定的格式概要介紹檔案內(nèi)容和形式特征的一種工具。

案卷的管理性內(nèi)容項(xiàng)目，這一部分包括：編制單位（責(zé)任者），指案檔案是何人、何部門編制的；編制日期，指案檔案形成日期或起止日期；保管期限，填寫經(jīng)鑒別劃定的保管期限；密級(jí)，根據(jù)保密規(guī)定填寫。

檔號(hào)項(xiàng)，包括檔號(hào)，即本案卷的科技檔案號(hào)，由分類號(hào)和案卷排列順序號(hào)組成；檔案館（室）號(hào)，填寫國(guó)家給定的本檔案館（室）的編號(hào)；縮微號(hào)，填寫縮微時(shí)給定的本案卷的編號(hào)。需要說(shuō)明的是，在編制檔號(hào)時(shí)，首先要編制同科技檔案分類有關(guān)的代字、代號(hào)表，然后進(jìn)行具體編制。

（19）編制案卷脊背標(biāo)簽。脊背標(biāo)簽，是管理和使用案卷的必備工具，其項(xiàng)目有案卷題名和檔案號(hào)。

（20）裝訂：根據(jù)檔案裝訂規(guī)范對(duì)檔案裝訂。

（21）裝訂檢查：把已裝訂好的檔案，檢查一次，然后歸還檔案室。

（22）歸檔文件應(yīng)真實(shí)有效、字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰，簽字蓋章、日期等具有法律效用的標(biāo)識(shí)完整齊備；書寫材料、紙張和裝訂材料符合檔案保護(hù)的要求；照片、 錄音、錄像材料要確保載體有效，電子文件使用不可擦寫的檔案專用光盤。

（23）歸檔文件應(yīng)為原件，需以復(fù)制件歸檔的，應(yīng)由經(jīng)辦人核準(zhǔn)，并說(shuō)明理由，注明原件存放處。

（24）文件中涉及國(guó)家秘密、個(gè)人隱私以及法律規(guī)定不宜公開(kāi)的內(nèi)容，歸檔時(shí)應(yīng)按國(guó)家有關(guān)法規(guī)注明。

（四）檔案數(shù)字化要求

1、圖像文件格式要求：圖紙及文字材料采用彩色掃描，A4頁(yè)面30K—40K;所有文件掃描數(shù)據(jù)以PDF格式文件提交；檔案圖像分辨不小于200dpi，圖紙采用彩色300dpi掃描，特殊情況要適當(dāng)增加其分辨率，保證掃描獲取圖像清晰可讀，如因原件問(wèn)題導(dǎo)致圖像掃描不清的，需與采購(gòu)人溝通解決。

2、原件的掃描與存儲(chǔ)格式符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA/T31-2005) 要求。

3、掃描圖像應(yīng)能根據(jù)原稿質(zhì)量進(jìn)行傾斜校正、居中、去污、去黑邊等處理，確保掃描圖像有效及文件插圖清晰，能滿足全文檢索，并確保原始檔案內(nèi)容完好無(wú)損。

4、原始檔案的清晰度較低時(shí)，能夠提高圖像的清晰度，對(duì)字跡不清楚等缺陷進(jìn)行修正，確保文字及圖像信息清晰可辨；檔案資料中的領(lǐng)導(dǎo)批示，能夠?qū)崿F(xiàn)局部粘貼拼接處理，確保數(shù)字檔案的準(zhǔn)確可讀；照片檔案要采用專業(yè)的圖像處理軟件，確保照片的清晰度。

5、保存在服務(wù)器上的數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)屬性與刻錄在光碟上的數(shù)據(jù)和檔案實(shí)體保持一致；檔案數(shù)據(jù)及其屬性數(shù)據(jù)的脫機(jī)介質(zhì)能夠加密制作、存儲(chǔ)，保證數(shù)據(jù)安全。

6、掃描后檔案數(shù)據(jù)應(yīng)符合現(xiàn)有數(shù)字檔案目錄要求，在實(shí)際處理過(guò)程中若有缺少目錄的檔案，應(yīng)形成新的目錄，并根據(jù)情況對(duì)有問(wèn)題的目錄進(jìn)行修改、增加或調(diào)整。

7、對(duì)檔案原目錄數(shù)據(jù)修改或補(bǔ)充后，需填寫更改資料并放入原案卷內(nèi)。能實(shí)現(xiàn)一條目錄對(duì)應(yīng)多個(gè)圖像或一個(gè)圖像對(duì)應(yīng)多條目錄的編目。

8、掃描后的數(shù)據(jù)與原文件內(nèi)容完全一致，確保最終數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

9、檔案的目錄，要求按照標(biāo)準(zhǔn)，擬出文件標(biāo)題、責(zé)任者、成文時(shí)間、保管期限、頁(yè)數(shù)、等字段，錄入形成電子目錄，錄入條數(shù)不做為掃描頁(yè)數(shù)。

10、每卷檔案以一個(gè)順序多頁(yè)的PDF格式存儲(chǔ)，PDF文件的命名方式為：目錄號(hào)-分類號(hào)-案卷號(hào)。

（五）成果提交要求

1、檢查人員應(yīng)對(duì)其數(shù)據(jù)進(jìn)行全面（100%)檢查和校對(duì)，掃描圖像應(yīng)比對(duì)原卷核對(duì)圖像質(zhì)量，圖像中字跡的清晰，頁(yè)面清晰，圖像的亮度、歪斜度（小于0.5度）、是否有錯(cuò)貞等進(jìn)行檢查，確保掃描采集的數(shù)據(jù)與原文件內(nèi)容完全一致。

2、成交投標(biāo)人項(xiàng)目經(jīng)理要對(duì)成品數(shù)據(jù)進(jìn)行百分之十的抽查，尤其是要對(duì)檢查記錄單上更正后的錯(cuò)誤進(jìn)行仔細(xì)檢查，對(duì)獲取圖像數(shù)發(fā)現(xiàn)有不合格的數(shù)據(jù)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和修正，確保最終數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

3、掃描后檔案裝訂工作，要嚴(yán)格按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求專人將每卷檔案的封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件、備考表、對(duì)齊打成三孔一線裝訂檔案。

4、數(shù)據(jù)移交為硬盤存儲(chǔ)保存。

5、成交投標(biāo)人須將合格的產(chǎn)品，定期定量交采購(gòu)人對(duì)其抽查，抽查率5%，一個(gè)全宗的檔案，抽檢質(zhì)量的合格率達(dá)到95%以上（含95%)時(shí)，給予以驗(yàn)收“通過(guò)”（合格率=抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)X 100%)。

6、如有不合格的產(chǎn)品，采購(gòu)人有權(quán)退回成交投標(biāo)人上一流程重新處理，直至達(dá)到合格要求。

(六）安全要求

1、中標(biāo)人要嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)的保密法律規(guī)定，遵守《保密協(xié)議》，檔案整理及數(shù)字化加工必須在采購(gòu)人指定的工作場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行，確保場(chǎng)所正常秩序和安全，不得遺失和損壞檔案，如有違法行為或違反相關(guān)規(guī)定，將依法或依據(jù)相關(guān)規(guī)定追究相應(yīng)責(zé)任。

2、中標(biāo)人應(yīng)與項(xiàng)目所有工作人員簽訂保密協(xié)議，并提供身份證復(fù)印件后方可上崗，加強(qiáng)工作人員的保密教育，工作人員要掛牌上崗，接受身份檢查登記和安全檢查，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案加工場(chǎng)所；

3、工作人員需將隨身物品存放在專用儲(chǔ)物箱柜中，并與檔案裝具區(qū)分放置，檔案加工場(chǎng)所不得有非工作需要的私人物品，包括照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、錄音機(jī)、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備和各類移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，嚴(yán)禁擅自將檔案加工場(chǎng)所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場(chǎng)；

4、工作人員不得在檔案加工場(chǎng)所內(nèi)從事與檔案加工無(wú)關(guān)的活動(dòng)，保持檔案加工場(chǎng)所干凈整潔，嚴(yán)禁在檔案加工區(qū)內(nèi)喝水、進(jìn)食、吸煙等，嚴(yán)禁攜帶火種進(jìn)入檔案加工場(chǎng)所；

5、檔案數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，必須做到專機(jī)專用，嚴(yán)禁安裝與工作無(wú)關(guān)的軟件，必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍(lán)牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查；

6、檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其它網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無(wú)線網(wǎng)卡、無(wú)線鍵盤、無(wú)線鼠標(biāo)等設(shè)備；

7、項(xiàng)目完成后，中標(biāo)人自帶的加工設(shè)備中的計(jì)算機(jī)硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備、介質(zhì)（包括 移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)）、刻錄設(shè)備及屏蔽設(shè)備不得帶離現(xiàn)場(chǎng)，所有權(quán)歸采購(gòu)人所有，其它工作 設(shè)備和工作耗材必須經(jīng)采購(gòu)人檢查后方可撤離；

8、本項(xiàng)目制作的數(shù)字化產(chǎn)品所有權(quán)歸采購(gòu)人所有，在未經(jīng)其同意、授權(quán)的情況下，不得擅自將產(chǎn)品轉(zhuǎn)讓給第三方使用或用于樣品展示，否則將承擔(dān)一切經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。

9、中標(biāo)人在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，需要在采購(gòu)人指定的檔案加工場(chǎng)地安裝全程監(jiān)控,監(jiān)控產(chǎn)生的所有影像待項(xiàng)目結(jié)束后需全部移交由采購(gòu)人。

10、中標(biāo)人與采購(gòu)人簽訂合同的同時(shí)必須簽訂保密協(xié)議作為合同的附件。

（七）現(xiàn)場(chǎng)管理要求

1、能用管理軟件完成對(duì)加工數(shù)據(jù)工作量，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和加工作業(yè)的流程管理。

2、嚴(yán)格管理流程：檔案整理、目錄修改核對(duì)補(bǔ)入、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成品管理等，每一流程必須專人操作。

3、專職項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)駐現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行日常管理。如遇問(wèn)題及時(shí)與采購(gòu)人管理人員溝通解決。

4、要在檔案電子文件目錄備注中輸入說(shuō)明信息；

5、對(duì)不易于拼接圖像的說(shuō)明；

6、檔案原卷字跡模糊不清楚、破損的檔案要加以說(shuō)明；

7、對(duì)掃描整理過(guò)程中造成檔案內(nèi)缺少重要資料的說(shuō)明。

8、對(duì)檔案號(hào)重復(fù)或并案號(hào)重復(fù)的說(shuō)明。

 (八)其它要求

1、中標(biāo)人實(shí)施本項(xiàng)目的過(guò)程無(wú)條件接受采購(gòu)人有關(guān)檔案安全與保密監(jiān)督與指導(dǎo)，需具備檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)備案資質(zhì)資格；

2、中標(biāo)人應(yīng)具有檔案數(shù)字化加工必要的專業(yè)技術(shù)及加工軟件自主一發(fā)能力和相應(yīng)的軟硬件設(shè)備，包括掃描儀等設(shè)備等等。

3、中標(biāo)方在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中需提供一支品德端正、經(jīng)驗(yàn)豐富、人員穩(wěn)定、保密意識(shí)強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人應(yīng)具有相應(yīng)的管理能力和行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉檔案數(shù)字化加工，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不少于30人。

六、投標(biāo)資料要求

（一）投標(biāo)文件要求

1.包含內(nèi)容：投標(biāo)人營(yíng)業(yè)執(zhí)照及項(xiàng)目需求中要求的相關(guān)證明材料、項(xiàng)目方案、同類項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的有效證明材料等）

2.上述材料均要求加蓋投標(biāo)人公章。

（二）投標(biāo)報(bào)價(jià)文件

1.包含內(nèi)容：投標(biāo)報(bào)價(jià)表，報(bào)價(jià)表中需具有工作類別的單價(jià)及總價(jià)。

2. 上述材料均要求加蓋投標(biāo)人公章。

（三）投標(biāo)文件和投標(biāo)報(bào)價(jià)文件分別密封包裝，并加蓋投標(biāo)人公章。

七、投標(biāo)資料遞交時(shí)間和地點(diǎn)

（一）文件遞交截止日期（含本日，可郵寄，以收件人簽收時(shí)間為準(zhǔn)）：2019年3月29日15點(diǎn)00分前；

（二）遞交地點(diǎn)：江門市蓬江區(qū)建業(yè)街33號(hào)江門市自然資源局505室。 

（三）聯(lián)系人：馮先生，聯(lián)系電話：0750-3863756

本項(xiàng)目的最高限價(jià)為人民幣53.1萬(wàn)元，投標(biāo)報(bào)價(jià)不得超過(guò)最高限價(jià)，否則作無(wú)效投標(biāo)處理。

原規(guī)劃?rùn)n案整理和數(shù)字化項(xiàng)目采購(gòu)

評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)