一、項目概況

　　我局現(xiàn)開展2023年檔案整理和數(shù)字化工作，對我局文書檔案、業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份和成果管理，建立電子檔案的目錄及全文數(shù)據(jù)庫，并通過江門市自然資源局?jǐn)?shù)字檔案室系統(tǒng)對其進(jìn)行管理、查詢、檢索和利用。為了確保項目順利實施，現(xiàn)就我局2023年檔案整理及數(shù)字化項目服務(wù)有關(guān)事項公告如下，歡迎符合資格的供應(yīng)商積極參與。

　　二、項目名稱、項目總金額、服務(wù)內(nèi)容

　　（一）項目名稱：江門市自然資源局2023年檔案整理及數(shù)字化項目

　　（二）項目總金額：20萬元（大寫：人民幣貳拾萬元整）。該費用為人民幣含稅全包價，包括本項目所有服務(wù)費、人工、成果資料、耗材、各種稅費以及合同實施過程中不可預(yù)見費用等一切費用。

　　（三）服務(wù)內(nèi)容：按照《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈廣東省檔案局關(guān)于DA T22-2015歸檔文件整理規(guī)則的貫徹意見〉的通知》（江檔﹝2016﹞82號）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）等規(guī)范要求，本項目需要整理文書檔案約9000件，業(yè)務(wù)檔案約510卷，檔案數(shù)字化共約23萬頁（折算為A4），文書檔案盒400個和目錄紙2000張。

　　三、項目服務(wù)期限、地點和相關(guān)要求

　　（一）服務(wù)期限：本項目在簽訂合同后6個月內(nèi)完成驗收。

　　（二）項目實施地點：江門市國土資源檔案館（地址：江門市蓬江區(qū)江海一路83號）305、309、310室；江門市規(guī)劃檔案館（地址：江門市蓬江區(qū)堤東路129號）401、402室。

　　（三）相關(guān)要求

　　1.項目供應(yīng)商進(jìn)場工作人員：≥10人，須為項目供應(yīng)商正式合同工（與項目供應(yīng)商簽定勞動合同），并與項目供應(yīng)商簽訂保密協(xié)議才可進(jìn)場。

　　2.進(jìn)場設(shè)備由項目供應(yīng)商提供，要求如下：

　　3.現(xiàn)場檔案安全措施

　　l項目供應(yīng)商要保障項目實施期間檔案安全。

　　l檔案堆放的地方注意防水、放火、防蟲，誰領(lǐng)用誰負(fù)責(zé)保管，如出現(xiàn)問題逐級追究。

　　4.現(xiàn)場監(jiān)控措施

　　閉路監(jiān)控設(shè)備安裝的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為：能看清出入口的進(jìn)出情況、各個工位的操作情況、檔案臨時保管場地的情況。

　　錄像主機(jī)設(shè)置在檔案館，并能通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程進(jìn)行實時監(jiān)控。

　　監(jiān)控安裝需確保實施現(xiàn)場為無死角監(jiān)控。

　　監(jiān)控錄像保留至少六個月，可實時查看現(xiàn)場情況，可隨時回查錄像。

　　項目供應(yīng)商須提供現(xiàn)場監(jiān)控設(shè)備，并負(fù)責(zé)設(shè)備安裝、維護(hù)等工作，項目完成后，須將項目實施期間全程錄制的監(jiān)控視頻硬盤（含數(shù)據(jù)）一并移交給江門市自然資源局。

　　5.配罝滅火裝置

　　為了預(yù)防作業(yè)現(xiàn)場火災(zāi)的發(fā)生，嚴(yán)禁作業(yè)現(xiàn)場有火種進(jìn)入，項目供應(yīng)商須采用阻燃材枓敷設(shè)力線路和網(wǎng)絡(luò)線路，在電線駁接方面，應(yīng)由專業(yè)電工進(jìn)行施工，項目實施期間由項目供應(yīng)商負(fù)責(zé)巡邏，杜絕隱患。項目供應(yīng)商每天清場后切斷總電源，檢查門窗，以消除隱患。項目供應(yīng)商須在作業(yè)現(xiàn)場配備相應(yīng)的滅火設(shè)備，以備萬一發(fā)生火災(zāi)時使用。

　　四、項目要求和驗收標(biāo)準(zhǔn)

　　（一）項目要求

　　文書檔案按照按國家有關(guān)規(guī)范及本單位《文件材料歸檔范圍和保管期限表》進(jìn)行整理，包括清理、鑒定、分類、排列、組件、排序、填寫歸檔章、編頁碼、除釘、裝訂、編目、填寫備考表、填寫檔案盒、檔案入盒、目錄打印、編制歸檔說明、目錄裝訂、目錄夾貼標(biāo)簽等各項工作。

　　【文書檔案整理要求】

　　1.鑒定保管期限：文書檔案按照《江門市自然資源局文書檔案保管期限表》相關(guān)要求，鑒定保管期限。

　　2.編號：文書檔案編號以“件”為單位進(jìn)行編號，一“件”一號，不能重號，不能空號。文書檔案按照保管期限分別編制流水號，同一年度的歸檔文件按保管期限永久、30年、10年編三條流水號。

　　3.文書檔案件的構(gòu)成：以每份文件為一件。正文、附件為一件；正本與定稿為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，原件與復(fù)印件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）分別獨立成件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

　　4.文書檔案件內(nèi)文件排序：正文在前，附件在后，正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正文在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　5.文件排查。

　　6.蓋檔號章。

　　7.著錄。

　　8.對照檔案原件，檢查案卷及卷內(nèi)文件目錄的所有項（包括案件號、順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等），保證其正確、完整，并與實體文件一一對應(yīng)，仔細(xì)檢查每份文件，一份文件對應(yīng)一條目錄。根據(jù)檔案原件目錄，建立數(shù)據(jù)庫內(nèi)的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)。

　　9.打印目錄，裝訂規(guī)范目錄本（一式兩份,如需移交市檔案館的采用一式三份）。

　　【業(yè)務(wù)檔案整理要求】

　　1.文件排查。

　　2.業(yè)務(wù)檔案卷的構(gòu)成：專業(yè)（業(yè)務(wù)）檔案的歸檔資料整理，原則上實行一案立一卷（件）歸檔，對于材料多、必須一案多卷（件）的檔案，每卷材料卷厚度不宜超過1.5厘米（專業(yè)檔案屬圖紙材料型案卷，視實際情況，可不裝訂，每卷立卷厚度不宜超過5厘米），歸檔材料按文件材料形成的時間先后順序排列，但圖紙盡量排于立卷的最后。

　　3.業(yè)務(wù)檔案一卷為一個流水號每卷單獨編制并打頁號，凡是有文字的紙張均應(yīng)編制頁號，頁號位于紙張正面右下角，背面左下角,用阿拉伯?dāng)?shù)字編制,做到無錯碼、漏碼、重碼，逐頁打碼，空白頁不打。

　　4.編號

　　（1）業(yè)務(wù)檔案以“卷”為單位進(jìn)行編號，一“卷”一號，不能重號，不能空號；

　　（2）按用戶的要求編好案卷號，著錄案卷目錄、卷內(nèi)目錄；

　　（3）蓋脊背、案卷封面章；

　　（4）打印案卷封面、卷內(nèi)目錄裝訂入盒。

　　（5）打印全年各類業(yè)務(wù)案卷目錄（一式兩份）。

　　5.條目著錄

　　案卷級：全宗號、檔號、項目代號、目錄號、分類號、案卷號、案卷題名、文件件數(shù)、總頁數(shù)、密級、保管期限、起止日期、說明、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期、備注。

　　卷內(nèi)級：全宗號、檔號、項目代號、目錄號、分類號、案卷號、卷內(nèi)順序號、文件編號、責(zé)任者、文件材料題名、形成時間、密級、文件類別代碼、頁數(shù)、頁號、保管期限、備注。

　　6.對照檔案原件，檢查案卷及卷內(nèi)文件目錄的所有項（包括案卷號、順序號、文件編號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等），保證其正確、完整，并與實體文件一一對應(yīng)，仔細(xì)檢查每份文件，一份文件對應(yīng)一條目錄。根據(jù)檔案原件目錄，建立數(shù)據(jù)庫內(nèi)的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)，打印案卷封面和卷內(nèi)目錄放入案卷首頁進(jìn)行裝訂、入盒，檢查。

　　7.打印目錄，卷內(nèi)目錄放入案卷首頁進(jìn)行裝訂、入盒。裝訂規(guī)范目錄本（一式兩份）。在裝訂過程中需要檢查備考表“立卷人”、“檢查人”是否簽名。

　　【文書檔案、業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化要求】

　　1.根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO 等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0 號圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　2.掃描質(zhì)量要求以視覺清晰為準(zhǔn)，頁面完整，不得漏頁。

　　3.黑白頁面掃描為黑白模式，彩色頁面掃描為彩色模式，根據(jù)原件清晰程度，個別采用灰度或真彩掃描，分辨率一般為300dpi,對文字偏小、密集、清晰度較差等情況，分辨率為300dpi或更高。

　　4.圖像處理

　　（1）對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)圖像質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、圖像文件不完整、漏掃文件等情況，應(yīng)重新進(jìn)行圖像掃描；掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。

　　（2）對圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)（如污點、污線、黑邊等）應(yīng)進(jìn)行去污處理，處理過程中應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等。

　　（3）對大幅面檔案進(jìn)行分幅掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。拼接時應(yīng)確保拼接處平滑地融合，拼接后整幅圖像無明顯拼接痕跡。

　　（4）采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，在距頁邊最外延至少2至3毫米處裁剪圖像，不得裁掉紙質(zhì)檔案原有頁邊。

　　5.圖像存儲

　　（1）檔案掃描件采用JPEG和雙層PDF格式存儲，所有紙質(zhì)檔案均掃描為JPEG圖片文件，通過江門市自然資源局?jǐn)?shù)字檔案室系統(tǒng)“密”字檢查后，掛接到對應(yīng)的檔案目錄。然后以卷或件為單位組卷轉(zhuǎn)換為多頁PDF格式，保留兩份數(shù)據(jù)成果。存儲時壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準(zhǔn)則。

　　（2）文書檔案JPEG圖像文件的命名

　　紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。

　　例如：全宗號（3位數(shù)）—歸檔年度（4位數(shù)）—保管期限—件號（4位數(shù)）—頁號（4位數(shù)）

　　（3）文書檔案PDF圖像文件的命名

　　全宗號（3位數(shù)）—歸檔年度（4位數(shù)）—保管期限—件號（4位數(shù)）

　　（4）業(yè)務(wù)檔案JPEG、PDF圖像按用戶編號分類方案命名。

　　6.數(shù)據(jù)存儲

　　（1）采用一次性寫入光盤作為數(shù)字化副本存儲載體。為保證長期保存的需要，使用單片盒裝檔案級DVD刻錄光盤，JPEG和雙層PDF數(shù)據(jù)成果需刻錄一式兩份;

　　（2）數(shù)據(jù)存儲后，應(yīng)及時進(jìn)行存儲記錄。同時，移交存儲載體應(yīng)貼有標(biāo)簽（盒面），標(biāo)簽上應(yīng)注明全宗號、年度、載體順序號、數(shù)據(jù)量、密級、保管期限、存入日期、運行環(huán)境、套別等。光盤正、反兩面嚴(yán)禁貼標(biāo)簽和寫字。

　　（二）驗收標(biāo)準(zhǔn)

　　1.檔案和數(shù)字化成果要滿足項目執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和項目要求，保證項目的科學(xué)性、規(guī)范性和實用性；

　　2. 項目實施過程中出現(xiàn)的問題均已解決，完成的所有檔案原件安全收回。

　　3.組織專家對項目成果進(jìn)行驗收。

　　五、結(jié)算方式和履約保證金

　　（一）結(jié)算方式：本項目分兩期支付。

　　第一期：合同簽訂生效后，中標(biāo)供應(yīng)商將金額為10萬元等額發(fā)票交我局，我局在收到發(fā)票15個工作日內(nèi)按該發(fā)票金額向市財政部門申請支付給中標(biāo)供應(yīng)商；

　　第二期：中標(biāo)供應(yīng)商完成本合同服務(wù)內(nèi)容的70%，且完成質(zhì)量達(dá)到合同要求后，將剩余未支付合同金額的等額發(fā)票交我局，我局收到發(fā)票15個工作日內(nèi)按該發(fā)票金額向市財政部門申請支付給中標(biāo)供應(yīng)商。

　　（二）項目履約保證金

　　在合同簽訂生效后的15個工作日內(nèi)，中標(biāo)供應(yīng)商向我局支付合同總金額的5%作為項目的履約保證金；在項目驗收合格后15個工作日內(nèi)，我局將該履約保證金全額無息退回中標(biāo)供應(yīng)商。

　　（三）項目完成后根據(jù)所提供的實際工作量來進(jìn)行結(jié)算，若實際工作量與項目合同約定工作量有差異，則通過雙方簽定補(bǔ)充協(xié)議的方式，約定增減服務(wù)內(nèi)容以達(dá)到與項目合同總價等值的服務(wù)。

　　（四）上述付款時間為我局向財政支付部門提出申請的時間（不含財政支付部門的審查時間）。我局不承擔(dān)因財政資金不能及時到位給中標(biāo)供應(yīng)商造成的任何損失。

　　六、供應(yīng)服務(wù)商資格條件

　　（一）投標(biāo)人應(yīng)是在中華人民共和國境內(nèi)注冊或登記一年以上的具有獨立承擔(dān)民事責(zé)任能力的企業(yè)法人或其他組織。

　　（二）投標(biāo)人應(yīng)具備《政府采購法》第二十二條規(guī)定的條件。

　　（三）投標(biāo)人未被列入“信用中國”網(wǎng)站(www.creditchina.gov.cn)“記錄失信被執(zhí)行人或重大稅收違法案件當(dāng)事人名單或政府采購嚴(yán)重違法失信行為”記錄名單；不處于中國政府采購網(wǎng)(www.ccgp.gov.cn)“政府采購嚴(yán)重違法失信行為信息記錄”中的禁止參加政府采購活動期間。

　　（四）投標(biāo)人應(yīng)具有廣東省內(nèi)檔案行政管理部門頒發(fā)的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)備案資質(zhì)證書或備案回執(zhí)。

　　（五）投標(biāo)人必須具有檔案整理和數(shù)字化加工經(jīng)驗，投標(biāo)時要提供三個項目以上的證明材料。

　　（六）本項目不接受聯(lián)合體投標(biāo)。

　　七、評分標(biāo)準(zhǔn)

　　八、項目評審方式

　　（一）本項目需先進(jìn)行資格審查，由我局采購工作小組對投標(biāo)人進(jìn)行資格審查。資格審查通過后，我局抽取評審員組成項目評審小組，召開評審會對投標(biāo)人提供的投標(biāo)文件進(jìn)行評分，綜合得分最高的投標(biāo)人確定為中標(biāo)供應(yīng)商。

　　（二）評審結(jié)果將在我局門戶網(wǎng)站公示3個工作日，公示結(jié)束后，我局將在規(guī)定期限內(nèi)與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同和保密協(xié)議。

　　九、投標(biāo)資料要求

　　（一）投標(biāo)資格證明文件

　　包括投標(biāo)人營業(yè)執(zhí)照、法人身份證明、投標(biāo)代理人身份證復(fù)印件（如有授權(quán)）、授權(quán)委托書（如有授權(quán)）以及項目對投標(biāo)人資格要求的其他相關(guān)有效證明材料。

　　注：上述投標(biāo)資格證明文件用于資格審查，均要求加蓋投標(biāo)人公章，單獨裝訂為一份文件，但無需密封包裝。

　　（二）投標(biāo)文件

　　包括投標(biāo)報價表（格式自擬，報價表中需具有工作類別的單價及總價）、投標(biāo)資格證明文件、項目組織實施方案、投標(biāo)人信用等級證明材料、獲獎證書證明材料、同類項目經(jīng)驗有效證明材料、配備技術(shù)力量證明材料、售后服務(wù)承諾等。

　　注：1.以上材料均要求加蓋投標(biāo)人公章，全部裝訂為一份文件，必須密封包裝。

　　2.本項目的最高限價為人民幣20萬元，投標(biāo)報價不得超過最高限價，否則作無效投標(biāo)處理。

　　十、投標(biāo)資料遞交時間和地點

　　（一）文件遞交截止日期（含本日，可郵寄，以收件人簽收時間為準(zhǔn)）：2022年7月17日17:30前；

　　（二）遞交地點：江門市江海區(qū)江海一路83號江門市國土資源檔案館。

　　（三）聯(lián)系人：張小姐，聯(lián)系電話：0750-3863619。