根據(jù)住建部《住房保障檔案管理辦法》和《江門市公共租賃住房管理實施細則》等相關文件要求，加強和規(guī)范我局住房保障檔案管理，確保其完整、準確、安全和有效利用，健全我局住房保障檔案管理體系，嚴格做好我局住房保障年審等管理工作,我局需采購專業(yè)檔案公司開展2024年度市本級住房保障對象檔案紙質(zhì)化和電子化整理工作，具體采購要求如下：

　　一、服務具體內(nèi)容和要求

　　（一）住房保障對象紙質(zhì)檔案規(guī)范化整理工作

　　1、紙質(zhì)檔案建設

　　對2023年的2000份住房保障對象申請及年審資料建立檔案目錄冊、檔案立卷、擬寫案卷卷內(nèi)目錄、檔案頁打碼、目錄資料裝訂等，具體以實際資料為準，形成一戶一檔。

　　格式要求：目錄資料裝訂要打孔接線、確保可以增頁；資料內(nèi)含不規(guī)則的資料頁，要用A4紙粘貼；案卷封面采用牛皮紙，根據(jù)采購方要求的要素進行標識；案卷裝盒采用硬紙板檔案盒（檔案盒按標準規(guī)格制作、檔案盒正面從上至下印刷相關字樣標識。相關字樣由采購方不限于單位名稱、公共租賃住房審核檔案、申請人姓名、戶籍所在地、申請表號碼、材料名稱、立卷單位、審核時間、原申請表號、歸檔號、縮微號、保管期限、全宗號、分類號、項目號、案卷號等字樣范圍內(nèi)進行標識。

　　2、檔案電子化

　　對已整理的2000份住房保障對象申請及年審紙質(zhì)檔案進行掃描，錄入《江門市住房保障檔案管理系統(tǒng)》實行電子化管理，形成一戶一檔。

　　（二）保障性安居工程項目及住房保障工作資料規(guī)范化整理工作

　　根據(jù)檔案整理相關工作要求，對市本級2022-2024年的100份保障性安居工程項目及住房保障工作資料建立檔案目錄冊、擬寫卷內(nèi)目錄、目錄資料裝訂等，以及掃描整理進行電子化管理，具體以實際資料為準。

　　（三）服務要求

　　1、檔案案卷內(nèi)的資料排序整齊劃一，標識清晰，目錄打印無錯字，編號無錯亂，資料無丟失，案卷整理符合檔案整理的相關標準。

　　2、硬紙板檔案盒要按規(guī)格定做，檔案盒的正面、側面印刷的字樣要清晰、無錯字漏字。

　　3、案卷入盒要內(nèi)外目錄與盒面標記相一致，不要發(fā)生錯裝資料現(xiàn)象。每份案卷目錄要有電子版，移交檔案時要提供電子版文檔。

　　4、住房保障對象紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化電子檔案錄入《江門市住房保障檔案管理系統(tǒng)》，要求檔案信息準確無誤、不缺頁、頁面清晰，符合采購方要求。

　　二、采購方式

　　本次采購項目不屬于集中采購目錄清單和廣東省網(wǎng)上中介服務超市服務清單，擬根據(jù)《江門市住房和城鄉(xiāng)建設局自行采購管理辦法》開展自行采購。供應商響應時間為采購方案公告后五個工作日內(nèi)。采購方將根據(jù)《2024年度市本級住房保障對象檔案紙質(zhì)化和電子化整理工作響應文件評分標準》對響應文件進行綜合評定（詳見附件）。

　　供應商響應文件需包含以下內(nèi)容：

　　1、項目響應文件書

　　2、項目響應價格表

　　3、項目服務總體計劃和項目實施方案（人員配備、工作設備等）

　　4、項目實施具體工作流程

　　5、供應商經(jīng)營業(yè)務、業(yè)績情況

　　6、供應商檔案整理人員信息情況

　　7、項目服務承諾及售后服務內(nèi)容

　　8、供應商資質(zhì)資料

　　三、供應商資格要求

　　（一）供應商應當具備《政府采購法》第二十二條規(guī)定的“供應商參加政府采購活動應當具備的條件”；

　　（二）供應商應當是具有合法經(jīng)營資格的法人，提供有效的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照；

　　（三）供應商應當是具有檔案整理服務資質(zhì)的機構；

　　（四）主要從業(yè)人員具有檔案整理從業(yè)資格或相關檔案整理經(jīng)驗；

　　（五）服務供應商未被列入“信用中國”網(wǎng)站“失信被執(zhí)行人或重大稅收違法案件當事人名單或政府采購嚴重違法失信行為”記錄名單；不處于中國政府采購網(wǎng)（www.ccgp.gov.cn）“政府采購嚴重違法失信行為信息記錄”中的禁止參加政府采購活動期間。

　　四、服務費用及支付方式

　　服務費用是完成服務內(nèi)容及要求的含稅全包價，采取總價包干方式，所有價格變動的風險均由服務供應商承擔。

　　本項目最高限價概算為人民幣拾萬元整（￥100,000.00 元），項目內(nèi)容明細詳見表1項目明細表。

表1項目明細表

表2檔案整理用品估算清單

　　（一）項目中所有資料份數(shù)均為估算，在超出所報份數(shù)10%以內(nèi)的，均按項目總價包干（含所有檔案份數(shù)和整理用品），超出部分和所有價格變動的風險均由供應商自行承擔，采購方不需再向供應商支付任何其他費用; 低于合同要求整理的資料份數(shù)的，按實際整理檔案份數(shù)進行結算。

　　（二）服務費用分三期支付，合同簽訂且生效后，采購方向供應商支付第一期款項，即合同總價的60%；供應商在完成項目90%工作量后，采購方經(jīng)確認后向供應商支付第二期款項，即合同總價的30%；待項目完成經(jīng)采購方驗收合格并復核最終檔案整理份數(shù)后，按實計算服務費用，扣除巳支付金額后結算剩余費用，結算總費用不得超出合同總價。

　　（三）供應商向采購方申請付款時，需先提供相當于采購人付款金額的發(fā)票，且收款方、出具發(fā)票方、均必須與服務方合同名稱一致，否則采購人有權拒絕付款。

　　（四）因采購方使用的是財政資金，在前款規(guī)定的付款時間為采購人向政府采購支付部門提出辦理財政支付申請手續(xù)的時間（不含政府財政支付部門審核的時間），在規(guī)定時間內(nèi)提出支付申請手續(xù)后即視為采購人已經(jīng)按期支付。

　　五、服務場地及設備

　　（一）本項目在采購方提供的場地內(nèi)進行檔案整理。

　　（二）采購方提供電腦設備；供應商自行提供完成本項目的工作設備、工具耗材，包括掃描儀、高拍儀、打印機、刻錄盤片、檔案裝訂耗材（卷內(nèi)目錄、備考表、A4 白襯紙、檔案封面等）等全部工作用具。

　　六、項目開展時間及驗收管理

　　（一）項目開展時間

　　自簽訂合同次日起，包括當月在內(nèi)的四個自然月內(nèi)完工全部項目，第五個自然月為項目驗收時間，供應商需要在此前全部完成、驗收合格并交付。

　　（二）驗收標準

　　根據(jù)住建部《住房保障檔案管理辦法》和檔案局有關檔案管理規(guī)定的驗收標準，并按完成總體項目進行檢查，合格率達100%進行驗收。如發(fā)現(xiàn)存在不合格的，供應商需對存在問題進行整改，待整改完成后才能通過驗收。

　　（三）監(jiān)督管理

　　由供應商在檔案掃描加工過程中隨時進行內(nèi)部驗收，對于已加工的檔案，采購方也可以采取抽查和影像利用過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量或錯誤問題，及時回退給供應商進行更正或返工處理。

　　七、保密條款

　　雙方確定因履行本合同應遵守的保密義務如下：

　　（一）保密內(nèi)容（包括技術信息和管理信息）：與該項目有關的一切合同、資料、情報等（供應方因申報各類國家資質(zhì)證書所需提交的資料除外，但必須經(jīng)過采購方書面同意方可提供）。

　　（二）涉密人員范圍：涉及該項目的一切人員。

　　（三）保密期限：永久。

　　（四）泄密責任：雙方承擔本項目技術情報和資料的保密義務，不得向第三方傳泄。不論本項目是否變更、解除或終止，本條款均有效。違反者，對方可追究其違約責任。

　　（五）雙方必須履行《江門市住房和城鄉(xiāng)建設局檔案數(shù)字化加工安全管理制度》，供應商對整理的資料保密，未經(jīng)采購方書面同意，不得用作其他用途。

　　八、違約責任

　　供應商存在以下違約行為的，采購方有權向供應商收取項目總價款5%的違約金。情節(jié)嚴重的，采購方則有權單方隨時終止合同，且供應商應當賠付采購方全部項目支付資金：

　　（一）不接受采購方的監(jiān)管；

　　（二）遇到問題不及時向采購方匯報其情況；

　　（三）資料審核質(zhì)量不符合采購方要求的；

　　（四）項目未按采購方約定進度要求完成，超出合同所訂日期（即2024年10月31日）完工或在2024年11月30日前未能全部完成、驗收合格并交付的；

　　（五）供應商未按雙方簽訂的采購合同約定條款執(zhí)行情況。

　　九、爭端的解決

　　（一）凡與合同有關而引起的一切爭議，雙方當事人應當及時協(xié)商解決；協(xié)商不成時，向采購方所在地人民法院起訴。因履行本合同產(chǎn)生爭議的，因此產(chǎn)生的相應費用（包括但不限于公證費、評估費、鑒定費、保全費（含保函保費）、訴訟費、送達費、執(zhí)行費、交通費、住宿費、律師費等全部費用）由敗訴方承擔。

　　（二）在進行法院審理期間，除提交法院審理的事項外，合同其他部分仍應繼續(xù)履行。

　　（三）合同按照中華人民共和國的法律進行解釋。

　　十、聯(lián)系方式

　　聯(lián)系人：張嘉敏，聯(lián)系電話：3831648。

　　郵箱：[email protected]

　　聯(lián)系地址：江門市江海區(qū)江海一路83號江門市住房城鄉(xiāng)建設局。

江門市住房和城鄉(xiāng)建設局

2024年6月27日

　　附件：2024年度市本級住房保障對象檔案電子化和紙質(zhì)化整理工作響應文件評分標準