根據(jù)住建部《住房保障檔案管理辦法》要求，為加強(qiáng)和規(guī)范住房檔案管理，確保其完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，健全我局住房保障檔案管理需要，我局開展2021年度住房保障紙質(zhì)檔案及電子化信息建設(shè)，具體采購要求如下：

　　一、供應(yīng)商資格要求

　　（一）具有江門市政府購買社會服務(wù)供應(yīng)商資格的檔案整理機(jī)構(gòu)。

　　（二）供應(yīng)商及相關(guān)檔案整理人員具有檔案整理經(jīng)驗。

　　（三）具有合法的“企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照”，經(jīng)營范圍包含檔案整理或管理服務(wù)。

　　二、服務(wù)具體內(nèi)容和要求

　　（一）2020年保障對象新申請、年審紙質(zhì)檔案整理及掃描電子化檔案1500份

　　1、紙質(zhì)檔案建設(shè)

　　內(nèi)容包括但不僅限以下內(nèi)容：建立檔案目錄冊、檔案立卷、擬寫案卷卷內(nèi)目錄、檔案頁打碼、目錄資料裝訂（含江門市區(qū)公共租賃住房保障申請表14頁；社保證明；個人收入證明；身份證復(fù)印件；戶口本復(fù)印件；離婚協(xié)議書；結(jié)婚、離婚證書；房屋租賃合同8頁；購買車輛發(fā)票復(fù)印件；銀行活期歷史明細(xì)清單等采購方要求的申請資料），具體以實際資料為準(zhǔn)。

　　格式要求：目錄資料裝訂要打孔接線、確保可以增頁；資料內(nèi)含不規(guī)則的資料頁，要用A4紙粘貼；案卷封面采用牛皮紙，根據(jù)采購方要求的要素進(jìn)行標(biāo)識；案卷裝盒采用硬紙板檔案盒（檔案盒按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格制作、檔案盒正面從上至下印刷相關(guān)字樣標(biāo)識。相關(guān)字樣由采購方不限于單位名稱、公共租賃住房審核檔案、申請人姓名、戶籍所在地、申請表號碼、材料名稱、立卷單位、審核時間、原申請表號、歸檔號、縮微號、保管期限、全宗號、分類號、項目號、案卷號等字樣范圍內(nèi)進(jìn)行標(biāo)識。

　　2、紙質(zhì)檔案掃描電子化

　　對已整理的1500份紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，錄入《江門市住房保障檔案管理系統(tǒng)》（網(wǎng)址：http://172.16.5.5/）實行電子化管理。

　　（二）2021年以前住房保障歷史文件建檔及掃描電子化

　　1、對2021年以前每一批次的住房保障配租工作的紙質(zhì)資料約1000份（10頁/份）按名稱、年度進(jìn)行立卷，包括案卷卷內(nèi)目錄、資料裝訂（打孔接線、不規(guī)則的資料頁要用A4紙粘貼）、采用硬紙板檔案盒裝盒（檔案盒按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格制作、檔案盒正面從上至下、側(cè)面印刷與案卷資料相符的字樣標(biāo)識），封面及檔案盒相關(guān)標(biāo)識字樣內(nèi)容不限于資料名稱、年份、案卷號等字樣范圍。

　　2、全部紙質(zhì)文件電子掃描歸檔。

　　（三）數(shù)據(jù)信息化處理

　　對市本級（蓬江區(qū)、江海區(qū)）約3000份人員家庭檔案資料信息在《江門市公租房信息系統(tǒng)》（網(wǎng)址：https://bzzf.zfgzf.ccbhome.cn/#/login）進(jìn)行家庭信息補(bǔ)錄、更新和整理，完善系統(tǒng)申請、審核、公示、配租、合同管理、租賃補(bǔ)貼等相關(guān)流程；并結(jié)合公租房智慧小區(qū)系統(tǒng)的人員信息數(shù)據(jù)形成正在保障和正在租住的保障對象家庭情況表，表格內(nèi)容不限于所有家庭成員基本信息、房屋地址、保障類型、資格審核情況、公示信息、合同信息、租金情況、租賃補(bǔ)貼等。

　　（四）檔案整理場地及時間

　　在采購方提供的場地進(jìn)行檔案整理，雙方自簽訂合同之日起，至2021年9月30日前完成。

　　（五）設(shè)備及耗材

　　采購方提供電腦設(shè)備；供應(yīng)商自行提供完成本項目的工作設(shè)備、工具耗材，包括掃描儀、高拍儀、打印機(jī)、刻錄盤片、檔案裝訂耗材（卷內(nèi)目錄、備考表、A4 白襯紙、檔案封面等）等全部工作用具（電腦由甲方提供），對于耗材的投入、設(shè)備的耗損及人工等全計入實施成本。

　　（六）服務(wù)要求

　　1、檔案案卷內(nèi)的資料排序整齊劃一，標(biāo)識清晰，目錄打印無錯字，編號無錯亂，資料無丟失，案卷整理符合檔案整理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

　　2、硬紙板檔案盒要按規(guī)格定做，檔案盒的正面、側(cè)面印刷的字樣要清晰、無錯字漏字。

　　3、案卷入盒要內(nèi)外目錄與盒面標(biāo)記相一致，不要發(fā)生錯裝資料現(xiàn)象。每份案卷目錄要有電子版，移交檔案時要提供電子版文檔。

　　4、保障對象紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化電子檔案錄入《江門市住房保障檔案管理系統(tǒng)》（網(wǎng)址：http://172.16.5.5/），要求檔案不缺頁、頁面清晰；在《江門市公租房信息系統(tǒng)》進(jìn)行補(bǔ)錄和更新整理的資料（網(wǎng)址：https://bzzf.zfgzf.ccbhome.cn/#/login）需確保保障對象信息錄入的狀態(tài)準(zhǔn)確無誤，信息錄入系統(tǒng)操作流程完整，符合采購方要求。

　　三、采購方式、預(yù)算和報價要求

　　（一）采購方式

　　本次采購項目不屬于集中采購目錄清單和廣東省網(wǎng)上中介服務(wù)超市服務(wù)清單，因此擬選用局自行采購管理辦法進(jìn)行采購。2021年5月8日—2021年5月14日為供應(yīng)商響應(yīng)時間。

　　（二）預(yù)算和報價要求

　　項目控制總金額（人民幣） 140000.00 元，由供應(yīng)商投標(biāo)報價，經(jīng)采購方綜合評定后確定供應(yīng)商。

　　四、設(shè)備及場地

　　采購方提供電腦設(shè)備及場地。

　　五、質(zhì)量和驗收

　　（一）項目開展時間

　　自簽訂合同次日起至2021年9月30日前項目全部完工，10月1日至10月31日為項目驗收時間，供應(yīng)商需要在10月31日前全部完成、驗收合格并交付。

　　（二）驗收標(biāo)準(zhǔn)

　　采購方根據(jù)檔案管理及實際工作需要制定驗收標(biāo)準(zhǔn)，并按完成總體項目進(jìn)行檢查，合格率達(dá)100%進(jìn)行驗收。如發(fā)現(xiàn)存在不合格的，供應(yīng)商需對存在問題進(jìn)行整改，待整改完成后才能通過驗收。

　　（三）監(jiān)督管理

　　由供應(yīng)商在檔案掃描加工過程中隨時進(jìn)行內(nèi)部驗收，對于已加工的檔案，采購方也可以采取抽查和影像利用過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量或錯誤問題，及時回退給供應(yīng)商進(jìn)行更正或返工處理。

　　六、結(jié)算方式

　　（一）付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

　　項目額定預(yù)算金額為（人民幣）140000.00 元（含稅價）。

　　（二）份數(shù)說明

　　所有資料份數(shù)均為估算，在超出所報分?jǐn)?shù)10%以內(nèi)的，均按項目總價包干，不額外付費(fèi); 低于合同要求整理的資料份數(shù)的，按實際整理檔案份數(shù)進(jìn)行結(jié)算；

　　（三）付款方式

　　項目經(jīng)費(fèi)分三期轉(zhuǎn)賬支付，在合同簽訂后30個自然日內(nèi)，按支付合同款項總額的60%額度向供應(yīng)商支付首期款，作為項目啟動經(jīng)費(fèi)；供應(yīng)商在完成90%后支付至合同款項總額的90%額度；待項目完成并經(jīng)采購方驗收合格后30個自然日內(nèi)支付至合同款項總額的100%額度。

　　供應(yīng)商向采購方申請付款時，需先向采購方提供相當(dāng)于采購方付款金額的發(fā)票。如因資金審批、財政撥款延遲等非采購方原因?qū)е挛茨馨瓷鲜黾s定付款，采購方不承擔(dān)違約責(zé)任。

　　七、保密條款

　　雙方確定因履行本合同應(yīng)遵守的保密義務(wù)如下：

　　（一）保密內(nèi)容（包括技術(shù)信息和管理信息）：與該項目有關(guān)的一切合同、資料、情報等（供應(yīng)方因申報各類國家資質(zhì)證書所需提交的資料除外，但必須經(jīng)過采購方書面同意方可提供）。

　　（二）涉密人員范圍：涉及該項目的一切人員。

　　（三）保密期限：永久。

　　（四）泄密責(zé)任：雙方承擔(dān)本項目技術(shù)情報和資料的保密義務(wù)，不得向第三方傳泄。不論本項目是否變更、解除或終止，本條款均有效。違反者，對方可追究其違約責(zé)任。

　　（五）雙方必須履行《江門市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局檔案數(shù)字化加工安全管理制度》。

　　八、違約責(zé)任

　　供應(yīng)商對整理的資料保密，未經(jīng)采購方書面同意，不得用作其他用途。供應(yīng)商存在以下違約行為的，采購方則有權(quán)單方隨時終止合同，且供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)賠付采購方全部項目支付資金：

　　（一）不接受采購方的監(jiān)管；

　　（二）遇到問題不及時向采購方匯報其情況；

　　（三）資料審核質(zhì)量不合格供應(yīng)方要求的；

　　（四）項目未按采購方約定進(jìn)度要求完成，超出合同所訂日期（即2021年10月31日）完工或在2021年10月31日前未能全部完成、驗收合格并交付的；

　　（五）供應(yīng)商未按雙方簽訂的采購合同約定條款執(zhí)行情況。

　　九、違約處理

　　供應(yīng)商存在違約責(zé)任情況的，采購方有權(quán)向供應(yīng)商收取項目總價款5%的違約金。

　　十、爭端的解決

　　（一）凡與合同有關(guān)而引起的一切爭議，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決，如經(jīng)協(xié)商后仍不能達(dá)成協(xié)議時，任何一方可以向法院提出訴訟。因此產(chǎn)生的相應(yīng)費(fèi)用（包括但不限于公證費(fèi)、評估費(fèi)、鑒定費(fèi)、保全費(fèi)、訴訟費(fèi)、送達(dá)費(fèi)、執(zhí)行費(fèi)、交通費(fèi)、住宿費(fèi)、律師費(fèi)等全部費(fèi)用）由違約方承擔(dān)。

　　（二）合同的訴訟管轄地為采購方所在地有管轄權(quán)的法院。

　　（三）在進(jìn)行法院審理期間，除提交法院審理的事項外，合同其他部分仍應(yīng)繼續(xù)履行。

　　（四）合同按照中華人民共和國的法律進(jìn)行解釋。

　　十一、聯(lián)系方式

　　聯(lián)系人：張嘉敏，聯(lián)系電話：3831648

　　郵箱：[email protected]

　　聯(lián)系地址：江門市江海區(qū)江海一路83號 市住房城鄉(xiāng)建設(shè)局

江門市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局

2021年5月8日